Analisis Kebutuhan Diklat untuk meningkatkan Kinerja SDM

Kehidupan suatu organisasi dapat dikatakan sebagai pencerminan dari kiprah manusia yang mengawakinya. Pertumbuhan suatu organisasi akan selalu sejalan dan tergantung pada perkembangan kehidupan semua orang yang menjadi anggota organisasi tersebut terutama orang yang duduk dalam strata kepemimpinan, dan pengaruh dari perubahan lingkungannya.Oleh karena itu, sumber daya manusia (SDM) merupakan asset yang sangat penting bagi setiap organisasi dan memiliki peranan yang sangat menentukan berhasil tidaknya organisasi dalam mencapai tujuannya. Selain itu keberhasilan suatu organisasi juga sangat dipengaruhi oleh ketulusan dan kemajuan setiap pegawai dalam melaksanakan pekerjaannya.

            Namun, masalah yang dihadapi adalah kesenjangan antara kompetensi standard dan kompetensi nyata. Untuk mengetahui kesenjangan tersebut dilakukan Analisis Kebutuhan Diklat (AKD). AKD merupakan Dasar dalam memahami kebutuhan Diklat pada setiap organisasi. Seorang analis kebutuhan Diklat perlu memahami dengan baik konsep AKD agar dapat menerapkan dalam pelaksanaan tugasnya sehari-hari. Dalam praktek AKD, kami mengambil lokus penyelenggaraan Diklat. Berdasarkan permasalahan di atas, tujuan yang ingin dicapai adalah untuk menemukenali diskrepansi kompetensi bagi penyelenggara Diklat di Pusdiklat Badiklat Dephan.
Hasil AKD ini diharapkan dapat memberikan manfaat sebagai  :
1.            bahan pertimbangan pimpinan Badiklat Dephan dalam menentukan kebijaksanaan peningkatan kompetensi kerja melalui diklat.
2.            bahan informasi bagi para analis kebutuhan diklat yang ingin menyelenggarakan AKD.
 
Teknik Analisis Kebutuhan Diklat
Teknik Analisis Kebutuhan Diklat dibidang Penyelenggaraan Diklat dilaksanakan dengan menggunakan pendekatan mikro yaitu suatu analisis kebutuhan Diklat yang lebih terfokus kepada upaya menentukan Diklat. Pendekatan mikro dilaksanakan dengan menggunakan teknik diskrepansi kompetensi kinerja, focus group dan nominatif group dan sebagainya. Pada praktik AKD ini, kami menggunakan teknik diskrepansi kompetensi kinerja.
Teknik Diskrepansi Kompetensi Kinerja adalah selisih antara kinerja orang yang menduduki suatu jabatan dengan kinerja yang dituntut oleh organisasi atau sebagai kesenjangan / perbedaan kemampuan kerja yang dituntut oleh organisasi yang memberinya jabatan tersebut.
 
Instrumen Analisis Kebutuhan Diklat
                Data yang dikumpulkan berupa data atau informasi yang terdiri dari data primer dan data sekunder :
1.            Data Primer diperoleh dengan menggunakan metode kuesioner yaitu data yang diperoleh secara langsung dari responden melalui pengisian kuesioner dengan menggunakan teknik wawancara. Daftar pernyataan kuesioner dan jawaban kuesioner pada Lampiran 1 yaitu Matrik 1. Analisis Tugas Pokok.
2.            Data Sekunder diperoleh dengan menggunakan Metode Kepustakaan. Metode ini dilakukan dengan mempelajari buku-buku dan literatur-literatur untuk mendapatkan teori-teori yang berhubungan dan mendukung kegiatan AKD.
 
Teknik Analisis Data
                 1.            Membuat Flow Proses.
Flow proses yaitu urutan kegiatan dari unit kerja yang akan dianalisis. Dari flow proses penyelengaraan Diklat ditentukan BHP (Bidang Penentu Hasil pokok) atau “Key Result Area”.  BHP adalah suatu bidang pekerjaan yang apabila tidak dikerjakan akan mengganggu proses atau proses tidak akan jalan. Dari BHP tersebut ditentukan jabatan yang akan dianalisis.
 
2.            Menentukan Responden
Responden (pemangku jabatan) yang akan dianalisis ditentukan berdasarkan bidang penentu hasil pokok. Kemudian menentukan Kompetensi Kerja Standar (KKS) pemangku jabatan berdasarkan uraian tugas pokok dan fungsi jabatan. Setelah itu, mengidentifikasi Kompetensi Kerja Nyata (KKN), responden dengan analisis data sekunder : wawancara, observasi, survey dan lain-lain.
 
3.            Identifikasi DKK
Data-data setiap responden diolah dengan menggunakan Matrik 1 yaitu identifikasi DKK. Hasil Matrik 1 setiap responden dikompilasikan ke dalam Matrik 2 yaitu Analisis DKK. Hasil dari Matrik 1 dan Matrik 2 sebagai bahan masukkan pada Matrik 3 yaitu analisis unsur manajemen. Matrik 3 untuk mengidentifikasi penyebab DKK berdasarkan unsur-unsur manajemen seperti : 5 M, I, E. Tahap berikutnya adalah menentukan prioritas DKK dengan menggunakan Matrik 4  yaitu analisis prioritas.
 
4.            Penentuan Jenis Diklat
 
                Berdasarkan Matrik 3 bila penyebab DKK adalah manusia maka ini berarti kebutuhan Diklat. Penentuan jenis Diklat didasarkan pada orang yang akan dilatih dan pada hasil analisis kebutuhan Diklat dengan teknik diskrepansi. Adapun penentuan jenis Diklat sebagai berikut :
a.                   Satu DKK dapat diartikan satu jenis Diklat.
b.                  Dua atau lebih DKK dapat dijadikan satu jenis Diklat.
c.                   Satu DKK dapat dijadikan beberapa jenis Diklat.
 
 
Deskripsi  Data :  Flow Proses di bidang penyelenggaraan diklat sebagai berikut :
                                                                           
        
 
Dari flow proses tersebut dapat ditentukan bidang penentu hasil pokok yaitu pada kegiatan :
1.            Laporan kesiapan buka diklat
2.            Pemanggilan dan penerimaan calon peserta
3.            Pengecekan kesiapan sarpras diklat
4.            Pelaksanaan diklat
5.            Evaluasi dan laporan diklat
 
Responden diambil dari bidang operasional pendidikan dan pelatihan sebanyak 5 orang.
Kompetensi Kerja Standar berdasarkan uraian tugas  sebagai berikut :
1.            Kompetensi Dasar : Integritas, Kepemimpinan, Perencanaan dan pengorganisasian, dan kerja sama.
2.           Kompetensi  Bidang : Berpikir analitis, Mengarahkan/memberi perintah, Berorientasi pada kualitas, Komitmen terhadap organisasi, Pendelegasian wewenang, Perbaikan terus menerus, Semangat berorganisasi, dan keahlian teknikal/professional/ manajerial.
3.           Pengetahuan : Kebijakan di bidang manajemen pendidikan, manajemen Diklat, dan manajemen sumber daya manusia.
4.          Keterampilan : Teknik berkomunikasi, Mengerahkan bawahan, Menyusun Jadwal Diklat, Menyusun konsep amanat untuk buka dan tutup, Menyusun konsep laporan dan surat perintah, Mengoperasikan komputer, Monitoring pelaksanaan Diklat, Evaluasi pelaksanaan dan pengendalian diklat, dan Penyelenggaraan pelaksanaan Diklat.
 
Sedangkan Kompetensi Kerja Nyata dari responden dapat dilihat pada lampiran matriks 2 yaitu tabulasi analisis kebutuhan Diklat.
Diskrepansi kompetensi kerja yang ditemukan sebagai berikut :
1.                   Integritas.
2.                   Perencanaan dan organisasi
3.                   Berpikir analitis
4.                   Pendelegasian wewenang
5.                   Perbaikan terus menerus
6.                   Semangat untuk berorganisasi
7.                   Kebijakan di bidang manajemen pendidikan
8.                   Manajemen SDM
9.                   Teknik berkomunikasi
10.               Penyusunan konsep amanat untuk buka dan tutup Diklat
11.               Penyusunan konsep laporan dan surat perintah
12.               Mengoperasikan komputer
13.               Monitoring pelaksanaan diklat
 
Jenis Diklat yang Dibutuhkan
 
Dari hasil analisis matrik 2 dan 3 disimpulkan bahwa kebutuhan diklat yang sesuai bagi responden sebagai berikut :
 
1.            Diklat :
a.                   Diklat Manajemen of Training (MOC)
b.                  Diklat Training Officer Course (TOC)
c.                   Diklat Operator Komputer
d.                  Diklat Administrasi Umum Dephan
e.                  Diklat Evaluasi Diklat
 
2.            Non Diklat :
a.                   Pedoman  penyusunan laporan Diklat.
b.                  Pedoman penyusunan amanat
 
Berdasarkan hasil AKD, maka dapat ditarik kesimpulan bahwa :
1.            Pada proses penyelengaraan Diklat terdapat 5 bidang penentu hasil Pokok.
2.            Ditemukan 13 diskrepansi kerja penyelenggara Diklat.
3.            5 jenis Diklat dan 2 jenis nondiklat untuk Meningkatkan kompetensi kerja penyelengara Diklat.
 
Rekomendasi
                Dari hasil AKD analisis dan kesimpulan, dapat diajukan rekomendasi untuk meningkatkan kinerja di Bidang penyelengaraan diklat dengan cara :
 
1.            Memberi kesempatan bagi penyelenggara Diklat untuk mengikuti :
a.                   Diklat Diklat Manajemen of Training (MOC)
b.                   Diklat Training Officer Course (TOC)
c.                   Diklat Operator Komputer
d.                   Diklat Administrasi Umum Dephan
e.                   Diklat Evaluasi Diklat
 
2.            Membuat pedoman penyusunan laporan Diklat dan Pedoman penyusunan amanat bika belum ada pedomannya. Bila sudah ada kami sarankan untuk direvisi
About these ads
Ikuti

Get every new post delivered to your Inbox.

%d blogger menyukai ini: